Business

4 เหตุผลที่บริษัทของคุณต้องการการตรวจสอบการสื่อสาร

การตรวจสอบการสื่อสารคืออะไร และเหตุใดบริษัทของคุณจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบ Katrina Gill ซึ่งเป็นบริษัทในเครือ Ragan Consulting Group และผู้ก่อตั้ง Gill Research ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือที่จำเป็นนี้แก่เรา มาเผชิญหน้ากัน: ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารมีงานหนัก บางครั้งอาจรู้สึกเหมือนอยู่บนวงล้อแฮมสเตอร์ ตอบสนองต่อคำสั่งของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ มากมาย: “เขียนสิ่งนี้ ทำอย่างนั้น ใส่สิ่งนี้ในจดหมายข่าว” และในช่วงการแพร่ระบาด ทีมสื่อสารก็อยู่ในสภาวะเกินพิกัด ตั้งแต่การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการปิดสำนักงาน นโยบายการฉีดวัคซีน ไปจนถึงการเปิดสำนักงานอีกครั้ง รายการจะดำเนินต่อไปเรื่อยๆ เมื่อเราเปิดตัวการตรวจสอบการสื่อสาร หรือการประเมิน เราเริ่มต้นด้วยคำถามสำคัญ: คุณกำลังพยายามวัดผลและปรับปรุงอะไร และเราสร้างการประเมินเกี่ยวกับเรื่องนั้น เรามุ่งหมายที่จะระบุว่าการสื่อสารใดมีส่วนร่วม ให้ความรู้ และรวมพนักงานมากที่สุด และยานพาหนะหรือข้อความใดที่บริษัทควรยุติ เมื่อเราทราบทิศทางที่จะดำเนินการแล้ว เราสามารถเริ่มวางแผนว่าจะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพนักงานได้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นวิธีการขายแบบใหม่หรือวิธีการใหม่ในการตอบคำถามของลูกค้า คำถามที่สำคัญที่สุดที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารต้องถามคืออะไร? คำถามสำคัญคือ คุณทำอะไรเมื่อเห็นการสื่อสารของ XYZ บริษัทจำเป็นต้องรู้ว่าพนักงานเข้าใจและปฏิบัติตามการสื่อสารที่ได้รับจากสื่อทั้งหมดหรือไม่ หากพนักงานไม่เข้าใจสิ่งที่นายจ้างกำลังบอก หรือไม่ใส่ใจ หรือไม่กระทำการใดๆ บริษัทก็ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้ ด้วยเหตุนี้ การทำความเข้าใจว่าพนักงานรับรู้และตอบสนองต่อสื่อหรือกิจกรรมการสื่อสารอย่างไรจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแผนกสื่อสารหรือ C-Suite คุณใช้เครื่องมืออะไรในการตรวจสอบ? เราใช้เครื่องมือทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพร่วมกัน เช่น การสำรวจแบบครอบคลุมและแบบพัลส์ การทบทวนอย่างละเอียดและการวิเคราะห์เนื้อหาของการสื่อสารเป็นเวลาหลายเดือน การสัมภาษณ์เชิงลึกรายบุคคลกับผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก การเยี่ยมเยียนพนักงานด้วยตนเองในระหว่างวันทำงาน บอกเราเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่คุณทำ และบุคคลที่เป็นผลให้เกิดกระบวนการตรวจสอบ ไปโรงพยาบาลกันเถอะ แม้ว่าผู้ดูแลระบบ นักบัญชี และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ อาจยังคงทำงานจากระยะไกล พยาบาลและแพทย์ก็อยู่ในสถานที่ ในขณะที่ใครบางคนในแผนกเรียกเก็บเงินอาจอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ของเธอทั้งวัน พยาบาลอาจดูอีเมลของเขาสองสามครั้งต่อวัน ทีมสื่อสารจำเป็นต้องค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงผู้คนตามไลฟ์สไตล์ กำหนดการ และบทบาทภายในองค์กร มาเป็นพยาบาลกันเถอะ: แจ็คเริ่มกะเวลา 7.00 น. เขาอาจเช็คอีเมลของเขาเมื่อเขาเข้ามา ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารที่สำคัญส่งถึงกล่องจดหมายของเขาในตอนเช้า เมื่อเขาพักระหว่างผู้ป่วย เขาอาจตรวจสอบกระดานดิจิทัล ซึ่งตั้งอยู่ที่พนักงานชุมนุมกันเป็นการส่วนตัว การพบปะกับเจ้านายเป็นเวลาห้านาทีอาจให้ข้อมูลที่เขาต้องการและมีโอกาสที่จะถามคำถาม ก่อนเกิดโรคระบาด เราจะทำงานแบบเงาและสังเกตพนักงานด้วยตนเองเพื่อทำความเข้าใจกิจวัตรประจำวันของพวกเขาอย่างเต็มที่และวิธีที่พวกเขาตอบสนองต่อสื่อการสื่อสาร ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา เราได้ติดต่อกันทางอีเมลและโทรศัพท์ตลอดทั้งวันซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวิจัย คุณถามคำถามประเภทใดระหว่างการสัมภาษณ์พนักงานหรือการสนทนากลุ่ม เราดำเนินการตรวจสอบในนามของลูกค้าของเราเพื่อให้ทราบว่าสิ่งใดใช้ได้ผล สิ่งใดใช้ไม่ได้ และวิธีเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงพฤติกรรมของพนักงาน คำถามที่ช่วยให้เราไปถึงที่นั่น ได้แก่ คุณอ่านอีเมลนี้หรือไม่ (หรือดูศาลากลาง ฯลฯ) ถ้าไม่ทำไม? ถ้าเป็นเช่นนั้น สิ่งที่คุณคาดหวังเมื่อคุณเปิดอีเมล/ดูศาลากลางคืออะไร คุณเข้าใจเนื้อหาของมันหรือไม่? สิ่งที่ขาดหายไป? เมื่ออ่านอีเมลแล้ว คุณจะนำสิ่งที่ได้เรียนรู้ไปใช้กับงานของคุณได้อย่างไร การหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของการตรวจสอบ ใช่ เรารวบรวมอัตราการเปิดและการคลิกผ่าน แต่ตัวเลขเหล่านั้นบอกเล่าเรื่องราวเพียงครึ่งเดียว หากมีคนหลายพันคนเปิดอีเมล แต่คลิกเพียงไม่กี่ร้อยครั้ง นั่นแสดงว่ามีบางอย่างเกี่ยวกับเนื้อหาที่ไม่สอดคล้องกับพนักงาน และคุณจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรหลังจากอ่านอีเมล…พฤติกรรมของพวกเขาเปลี่ยนไปอย่างไร? การตอบสนองเชิงคุณภาพช่วยเติมเต็มช่องว่างในความเข้าใจของเรา ลูกค้าเปลี่ยนกิจกรรมการสื่อสารอย่างไรและเพราะเหตุใดหลังจากการตรวจสอบ เราเพิ่งทำงานร่วมกับองค์กร 15,15-บุคคล ในช่วงที่การระบาดใหญ่ที่สุด ทีมสื่อสารเริ่มจัดการประชุมผู้นำรายสัปดาห์ด้วยเซสชันถาม & ตอบที่สร้างสรรค์ในตอนท้าย จากการตอบรับเชิงบวก พวกเขาเริ่มเรียงซ้อนเนื้อหากิจกรรมผ่านอีเมล พวกเขาหยุดทำอย่างอื่น เช่น จดหมายข่าวที่พิมพ์ออกมาและการโพสต์รายวันที่มี “5 อันดับแรกที่คุณต้องรู้” ในเรื่องนี้ การลงทุนในการตรวจสอบไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของแผนกเท่านั้น แต่ยังนำไปสู่แนวทางระยะยาวสำหรับการแบ่งปันข้อมูลที่พนักงานต้องการและต้องการอีกด้วย เหตุใดบริษัทจึงควรดำเนินการตรวจสอบการสื่อสารของพนักงานในตอนนี้ เหตุผลหลักสี่ประการ: 1. พนักงานหลายคนทำงานทางไกลมาเป็นเวลา 1.5 ปีแล้ว ด้วยผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์ของตัวแปรเดลต้าต่ออัตราการติดเชื้อ COVID-19 บางบริษัทจะไม่กลับมาที่สำนักงานอย่างรวดเร็วตามที่หวังไว้ ท่ามกลางความฟุ้งซ่านอย่างต่อเนื่องนี้ การรักษาแนวการสื่อสารให้เปิดกว้าง แสวงหาความคิดเห็นจากพนักงาน และดำเนินการตามนั้นมีความสำคัญมากกว่าที่เคย 2. ข้อมูลเป็นตัวขับเคลื่อนการตัดสินใจ ผู้บริหารมักพูดว่า “สิ่งที่วัดได้สำเร็จ” ฉันพูดว่า “สิ่งที่วัดได้นั้นมีค่า” ถึงเวลาแล้วที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารจะเปลี่ยนวิธีที่พวกเขาคิดและพูดถึงบทบาทของตนเอง แทนที่จะพูดว่า “ฉันคิดว่าวิธีนี้จะได้ผล” พวกเขาควรพูดว่า “ข้อมูลแสดงให้เราเห็นว่าเราต้องสื่อสารข้อความ X ด้วยวิธีนี้” วิธีการดังกล่าวจะทำให้คุณมีที่นั่งอันมีค่าที่โต๊ะ ซึ่งคุณสามารถมีส่วนร่วมในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้ 3. ในขณะเดียวกัน พนักงานหลายคนก็ชอบที่จะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการรวบรวมข้อมูล ซึ่งเปิดโอกาสให้พวกเขาได้โต้ตอบและมีส่วนร่วมกับนายจ้าง ซึ่งเป็นสิ่งที่พวกเขาอาจไม่ได้ทำบ่อยเหมือนที่เคยทำ เนื่องจากลักษณะเสมือนจริงของ งาน. เราพบว่าการตรวจสอบการสื่อสาร—ในขณะที่ต้องใช้เวลาและสมาธิของผู้คน—ได้ปรับปรุงความสัมพันธ์กับพนักงานอย่างแท้จริง 4. การรักษาไว้เป็นเหตุผลสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องทำการตรวจสอบในขณะนี้ เมื่อต้นปีนี้ Microsoft ได้ตีพิมพ์ผลการศึกษาโดยสรุปว่า 41% ของผู้คนทั่วโลกกำลังคิดที่จะเปลี่ยนงาน ขอความคิดเห็นจากพนักงานอีกครั้งเป็นขั้นตอนในเชิงบวก และยิ่งคนคิดบวกมีความรู้สึกเกี่ยวกับนายจ้างมากเท่าไร ก็ยิ่งมีส่วนร่วมและเชื่อมโยงกันมากขึ้นเท่านั้น โอกาสที่พวกเขาจะอยู่ต่อก็จะมากขึ้นเท่านั้น Katrina Gill เป็นที่ปรึกษาในเครือของ Ragan Consulting Group ในชิคาโก RCG เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรมการสื่อสารองค์กร การให้คำปรึกษา และที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์ นัดหมายการโทรคุยกับ Kristin Hart เพื่อเรียนรู้ว่าเราจะช่วยคุณปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารและการวัดผลได้อย่างไร ติดตาม RCG บน LinkedIn ที่นี่

วิทยาศาสตร์ข้อมูล

  • การตลาด
  • Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    Back to top button