Marketing

วิธีการเปิดเว็บไซต์อินทราเน็ตของบริษัท [8 Step Guide, updated for 2018]

การตั้งค่าไซต์อินทราเน็ตของบริษัทของคุณในตอนแรกอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็น การพัฒนาอินทราเน็ตของบริษัทเป็นโครงการที่มีทัศนวิสัยสูง ซึ่งทุกคนในบริษัทของคุณอาจใช้และให้ข้อมูล การทำให้ถูกต้องหมายความว่าบริษัทของคุณมีโอกาสที่จะให้พนักงานทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและร่วมมือกันมากขึ้น ซึ่งช่วยให้องค์กรของคุณบรรลุเป้าหมาย แต่ต้องมีการวางแผนและการสนับสนุนจากทีมผู้นำของคุณ หากคุณกำลังเริ่มต้นการออกแบบอินทราเน็ตหรือโครงการออกแบบอินทราเน็ตใหม่ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญ 8 ขั้นตอนที่คุณต้องวางแผน ออกแบบ และเปิดตัวโครงการอินทราเน็ตที่ประสบความสำเร็จสำหรับบริษัทของคุณ 1. รวบรวมทีมโครงการของคุณ ในฐานะที่เป็นจุดเริ่มต้นของโครงการออกแบบอินทราเน็ต คุณจะต้องรวบรวมทีมโครงการ ทีมออกแบบอินทราเน็ตไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่ แต่ควรมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจากแผนกที่จะมีความรับผิดชอบและผลกระทบสูงสุดต่ออินทราเน็ต ซึ่งมักจะเป็นแผนกทรัพยากรบุคคลและไอที คุณจะต้องมีใครบางคนในทีมผู้บริหารหรือทีมผู้บริหารของคุณเป็น “ผู้ชนะเลิศโครงการ” ของคุณ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการใครสักคนเพื่อต่อสู้กับการต่อสู้ทางการเมืองหรืองบประมาณภายในที่สามารถขัดขวางโครงการจากการก้าวไปข้างหน้า 2. เลือกแพลตฟอร์มอินทราเน็ต ปัจจุบันอินทราเน็ตของบริษัทคุณมีตัวเลือกมากมาย ซึ่งรวมถึง: 1. ซอฟต์แวร์ระดับองค์กร เช่น Microsoft Sharepoint 2. โซลูชัน SAAS เช่น MyHub Intranet 3. อินทราเน็ตส่วนตัวบน WordPress เช่น Woffice ซึ่งสามารถมีอยู่ในบัญชีโฮสติ้งหรือเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง ตามเนื้อผ้า บริษัทต่างๆ ได้สร้างไซต์อินทราเน็ตตามตัวเลือก #1 หรือ #2 ด้านบน แต่ด้วยความนิยมของแพลตฟอร์ม WordPress CMS สำหรับเว็บไซต์องค์กร บริษัทต่าง ๆ กำลังค้นพบว่าพวกเขาสามารถสร้างไซต์อินทราเน็ต WordPress ได้ ไซต์อินทราเน็ตของ WordPress มาพร้อมกับความยืดหยุ่นในการออกแบบที่สร้างขึ้นใน WordPress สำหรับไซต์สาธารณะทั่วไป รวมถึงคุณลักษณะด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ต้องการ ข้อได้เปรียบของไซต์อินทราเน็ตของ WordPress คือเมื่อตั้งค่าแพลตฟอร์มแล้ว คุณเป็นเจ้าของแพลตฟอร์มดังกล่าว และไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าธรรมเนียมซอฟต์แวร์รายเดือนต่อไป เช่น กับโซลูชันที่โฮสต์ เช่น Sharepoint และโซลูชัน Intranet SaaS อื่นๆ หากคุณตัดสินใจที่จะใช้ WordPress สำหรับอินทราเน็ตของคุณ การเลือกธีม WordPress ที่เป็นที่ยอมรับ เช่น Woffice จะหมายความว่าอินทราเน็ตของคุณจะ “เต็มไปด้วยคุณสมบัติและโมดูลหลักมากมายที่คุณต้องการสำหรับไซต์อินทราเน็ตของบริษัท เช่น วิกิ” , หน้าทีม, คุณสมบัติการจัดการโครงการ, ปฏิทินบริษัท และอื่นๆ อีกมากมาย 3. กำหนดผู้ใช้และข้อกำหนดของโครงการ ใครคือผู้ใช้อินทราเน็ตของบริษัทคุณ และสิ่งที่พวกเขาต้องการคืออะไร? มักจะเป็นประโยชน์ในการพัฒนาบุคลิกของผู้ใช้อินทราเน็ตเพื่อกำหนดประเภทของผู้ใช้ที่คุณให้บริการและความต้องการด้านการทำงานของพวกเขาสำหรับอินทราเน็ตของบริษัท การทำแบบสำรวจออนไลน์หรือการประชุมประเภท “การสนทนากลุ่ม” กับแผนกสำคัญๆ จะช่วยให้ทราบข้อกำหนดที่สำคัญของพวกเขา และยังช่วยให้ “ซื้อ” ในโครงการของคุณ เนื่องจากพวกเขาจะรู้สึกเหมือนได้ร่วมมือกันในการออกแบบ ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณยังอาจต้องการพัฒนาแผนภูมิบทบาทของผู้ใช้/ฟังก์ชันเพื่อร่าง “รายการสิ่งที่อยากได้ของอินทราเน็ต” พร้อมฟังก์ชันและคุณลักษณะต่างๆ ที่อินทราเน็ตของคุณอาจมี รายการตรวจสอบคุณลักษณะอินทราเน็ตตัวอย่างต่อไปนี้สามารถช่วยคุณวางแผนคุณลักษณะที่คุณต้องการได้ รายการตรวจสอบคุณลักษณะอินทราเน็ตทั่วไป ตัวอย่างฟังก์ชันที่พนักงานทุกคนต้องการอาจรวมถึง: – การจัดการเอกสาร – พื้นที่ทำงานของทีม: แชทหรือฟอรัม แผนกบางแผนกอาจต้องการ: – การเข้าถึงเอกสาร/วิดีโอฝึกอบรมเฉพาะงาน – แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ – แบบฟอร์มเรียกร้องค่าใช้จ่าย – วันหยุด แบบฟอร์มการจอง/ ปฏิทิน – แบบฟอร์มภาษี – ใบขอเดินทาง ความต้องการอินทราเน็ตของฝ่ายขายอาจรวมถึง: – แบบฟอร์มอ้างอิงลูกค้า – เทมเพลตข้อตกลงการขายและข้อเสนอ – การนำเสนอของบริษัทที่เป็นแม่แบบ – “กระดานคะแนน” การขาย – การเข้าถึงระบบ CRM ความต้องการอินทราเน็ตของฝ่ายการตลาดอาจรวมถึง: – ไลบรารีสินทรัพย์: แกลเลอรีที่มีโลโก้บริษัท รูปภาพ และแนวทางแบรนด์ – คำขอการสนับสนุนทางการตลาด/ ใบขอเสนอโครงการ – ลิงก์ไปยังแอปและเครื่องมือของแผนกการตลาด: AdWords, Analytics, ซอฟต์แวร์ SEO ฯลฯ ความต้องการอินทราเน็ตของแผนกบัญชี/บัญชีเงินเดือนอาจรวมถึง: – ใหม่ แบบฟอร์มภาษีพนักงาน – แบบฟอร์มการฝากเงิน / เงินเดือนโดยตรง – ต้นขั้วจ่ายและเอกสารภาษี – รายงานทางการเงินแก่ผู้บริหาร HR ความต้องการของอินทราเน็ตของแผนกอาจรวมถึง: – คู่มือพนักงานออนไลน์ – รายชื่อพนักงาน/ รายชื่อผู้ติดต่อ – เอกสารด้านสุขภาพและความปลอดภัย – การเข้าถึงผลประโยชน์/ พอร์ทัลผู้ให้บริการประกันภัย: เพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์และการเรียกร้อง – แบบฟอร์มการประเมินพนักงาน – “ร้านค้าของบริษัท” – อนุญาต พนักงานสั่งสินค้าแบรนด์: ปากกา เสื้อยืด ฯลฯ สำหรับกิจกรรมหรือของขวัญลูกค้า – กระดานงานภายใน/ภายนอก – แบบฟอร์มแนะนำพนักงาน – ข่าว/ประกาศของบริษัท – ประกาศพนักงานใหม่ การลาออก การเกษียณอายุ โปรโมชั่น – ภาพถ่ายจากงานกิจกรรมของบริษัท – งาน ปฏิทิน ความต้องการอินทราเน็ตของแผนกไอทีอาจรวมถึง: – แบบฟอร์มขอรับการสนับสนุนด้านไอที – คำขออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ – การควบคุมการเข้าถึง / รหัสผ่าน อินทราเน็ตของผู้บริหารอาจรวมถึง: – สำเนาการนำเสนอการประชุมออนไลน์ – เอกสารภารกิจและวิสัยทัศน์ – โครงสร้างองค์กร 4. เนื้อหาอินทราเน็ต โครงร่าง การสร้างและรวบรวมเนื้อหามักเป็นอุปสรรคใหญ่ที่สุดในการรวบรวมไซต์อินทราเน็ตของคุณ เมื่อคุณกำหนดความต้องการของผู้ใช้สำหรับแผนกต่างๆ ในบริษัทของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างโครงร่างเนื้อหาของส่วนหลักและเนื้อหาของอินทราเน็ตของคุณ กำหนดการเนื้อหาอินทราเน็ตโดยทั่วไปจะแมปเนื้อหาทั้งหมดในไซต์อินทราเน็ตของคุณและกำหนดความรับผิดชอบด้านเนื้อหาให้กับสมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการ “ตัดสินใจ แบ่งแยก และพิชิต” เมื่อต้องรับผิดชอบหนักในการสร้างและรวบรวมเนื้อหาอินทราเน็ตที่สำคัญทั้งหมดของบริษัท เมื่อเสร็จแล้ว ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณลงชื่อในโครงร่างเนื้อหาอินทราเน็ตก่อนที่คุณจะมอบหมายบทบาทของทุกคน หากคุณกำลังทำงานกับอินทราเน็ตที่ใช้ WordPress เช่น Woffice ผู้ใช้ของคุณจะสามารถเข้าถึง CMS ที่คุ้นเคยและจัดการได้ง่ายเพื่อเพิ่มบทความ บล็อกโพสต์ และเนื้อหาสำคัญอื่นๆ ตัวอย่างตารางการวางแผนเนื้อหาเว็บไซต์: กำหนดความรับผิดชอบสำหรับเนื้อหาเว็บไซต์ หน้าและส่วนต่างๆ ให้กับสมาชิกในทีมต่างๆ ในบริษัทของคุณ 5. การออกแบบและการพัฒนาอินทราเน็ต เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักลงนามในฟังก์ชันและเนื้อหาของอินทราเน็ต ถึงเวลาที่จะเริ่มวางแผนการออกแบบและเริ่มต้นในการพัฒนา หากคุณกำลังออกแบบตั้งแต่เริ่มต้น คุณอาจเริ่มด้วยโครงลวดอินทราเน็ต หรือหากคุณใช้ธีม WordPress เช่น Woffice คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเทมเพลตและสร้างโมดูลและเพจที่คุณต้องการ ตัวอย่าง Woffice Intranet Site 6 การสร้างและการประกอบเนื้อหาอินทราเน็ต ในกรณีที่โครงการอินทราเน็ตจำนวนมากหยุดชะงักคือขั้นตอนการสร้าง/รวบรวมเนื้อหา บ่อยครั้งที่บริษัทต่างๆ ขาดทรัพยากรเฉพาะในการเขียนบทความและเนื้อหาเพื่อเติมข้อมูลอินทราเน็ต และรวบรวมไว้ทั้งหมดในเวลาสำหรับการเปิดตัวที่ประสบความสำเร็จ โครงการสื่อสารภายในมักใช้เวลาสั้นและการสร้างเนื้อหามักเป็นส่วนที่ถูกละเลยในกระบวนการออกแบบอินทราเน็ต เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่คุณลงเอยด้วยการพัฒนาอินทราเน็ตที่เป็นเทมเพลตที่สวยงาม แต่ไม่มีรูปภาพและบทความที่จะเติม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มอบเนื้อหาที่มอบหมายให้กับสมาชิกในทีมโดยเฉพาะ อีกทางหนึ่ง หากหน่วยงานโฆษณาภายนอกได้รับมอบหมายให้ช่วยเหลือคุณในการพัฒนาอินทราเน็ต คุณก็อาจเป็นพันธมิตรกับพวกเขาในองค์ประกอบเนื้อหาได้เช่นกัน การมีกำหนดการของเนื้อหาสามารถช่วยชี้แนะการรวบรวมเนื้อหาได้โดยการมอบสิทธิ์ให้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมโปรเจ็กต์อินทราเน็ตของคุณ ทำให้มีความรับผิดชอบมากขึ้น ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ผลิตเนื้อหาของคุณ โซลูชันอินทราเน็ตส่วนใหญ่ เช่น Woffice ที่ใช้ WordPress รวมถึงแอปพลิเคชันเชิงพาณิชย์อื่นๆ ส่วนใหญ่จะมีระบบจัดการเนื้อหา (CMS) ในตัว ดังนั้น เมื่อไซต์พร้อมใช้งาน คุณควรจะสามารถจัดการเนื้อหาทั้งหมดบนไซต์อินทราเน็ตของบริษัทของคุณ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด 7. การทดสอบการใช้งานอินทราเน็ตและการทดสอบบั๊ก ไซต์อินทราเน็ตของคุณเปิดใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ทดสอบ/การพัฒนาของคุณ และพร้อมที่จะทดสอบโดยผู้ใช้จริง! แม้ว่าคุณอาจจะอยากเปิดตัวแบบสด แต่การทดสอบผู้ใช้บางอย่างก็เป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจต้องการรับสมัครกลุ่มผู้ทดสอบภายในเพื่อนำไซต์อินทราเน็ตที่ตั้งขึ้นใหม่ของคุณผ่าน wringer และระบุจุดบกพร่องหรือปัญหาใดๆ สิ่งสำคัญคือผู้ที่ทดสอบอินทราเน็ตไม่ใช่คนเดียวกับที่ออกแบบและพัฒนาอินทราเน็ต เช่นเดียวกับการแก้ไขงานเขียนของคุณเอง การตรวจหาจุดบกพร่องในซอฟต์แวร์ที่คุณไม่ควรทิ้งไว้ให้นักพัฒนาที่ออกแบบเว็บไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ทดสอบของคุณมีรายการงานทั่วไปที่ต้องทำบนไซต์เช่น “ลงทะเบียนเป็นผู้ใช้ใหม่”, “ค้นหากิจกรรมของบริษัท” หรือ “กรอกแบบฟอร์มเรียกร้องผลประโยชน์” ให้คำแนะนำน้อยที่สุดและกำหนดเวลาการทดสอบโดยที่สมาชิกของคณะกรรมการอินทราเน็ตจะดูแลผู้ที่ปฏิบัติงานบนไซต์ นี่เป็นเวลาที่จะค้นพบว่าฟังก์ชันหรือฟีเจอร์หลัก ๆ เสียหรือไม่ หรืออินเทอร์เฟซผู้ใช้สร้างความสับสนให้! ในการทดสอบเว็บไซต์ของเราสำหรับลูกค้าอินทราเน็ตการตลาดผ้าเช็ดปาก เรามักจะรับสมัครสมาชิกที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีน้อยที่สุดในองค์กรในฐานะผู้ทดสอบ หากทั้งพนักงานที่แก่ที่สุดและอายุน้อยที่สุดในบริษัทของคุณพอใจกับการใช้อินทราเน็ต คุณก็รู้ว่าคุณได้แจ็คพอตการออกแบบและการใช้งานมาแล้ว! เช่นเดียวกับเว็บไซต์ทั่วไป ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะต้องการเข้าถึงเว็บไซต์ของคุณบนสมาร์ทโฟนของตน ดังนั้น อย่าลืมทดสอบไซต์อินทราเน็ตของคุณบนแพลตฟอร์มมือถือและเดสก์ท็อปที่หลากหลาย ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบการทดสอบผู้ใช้ของคุณ อีกแง่มุมที่สำคัญของการทดสอบ UX สำหรับอินทราเน็ตคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทดสอบระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน ทีมและระดับงานต่างๆ ภายในองค์กรมักต้องการการเข้าถึงเอกสารและส่วนต่างๆ ของอินทราเน็ตเป็นความลับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ได้รับการคัดเลือกเพื่อทดสอบและเข้าถึงเนื้อหา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่ได้รับการป้องกันหรือฟังก์ชันสำหรับผู้ดูแลระบบเท่านั้นสามารถเข้าถึงได้ในระดับผู้ใช้ที่เหมาะสม 8. การเปิดตัวและการส่งเสริมการขายอินทราเน็ต ตัวอย่างโปสเตอร์ที่ส่งเสริมอินทราเน็ตของบริษัทให้กับพนักงานและสนับสนุนให้พวกเขาใช้งาน ในการระดมพนักงานให้กลายเป็นผู้ใช้ ควรส่งเสริมและสื่อสารการเปิดตัวอินทราเน็ตภายในด้วยความโอ่อ่าตระการ พิธีการ และความกระตือรือร้น เช่นเดียวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ภายนอกหรือแคมเปญการตลาด ยินดีด้วย! อินเทอร์เน็ตของคุณผ่านการทดสอบผู้ใช้แล้ว ข้อบกพร่องได้รับการแก้ไข ตัว T ถูกขีดทับ และตัว I เป็นจุด ได้เวลาเผยแพร่ไซต์อินทราเน็ตของคุณแล้ว ถึงเวลาที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในองค์กรของคุณมีคำแนะนำในการเข้าสู่ระบบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปิดตัวอินทราเน็ตของคุณได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นการเปิดตัวผลิตภัณฑ์จริง ซึ่งอาจรวมถึง: • อีเมลแจ้งข้อมูลอินทราเน็ตพิเศษจากผู้บริหาร • งานเลี้ยงเปิดตัวอินทราเน็ตหรืองานพิเศษเพื่อสร้างความตื่นเต้นและสนุกสนานให้กับบริษัท • การฝึกอบรมอินทราเน็ตและเซสชันสาธิตสำหรับทีมพนักงานทุกคน ทั้งในองค์กรและทางไกล • เอกสารและเอกสารช่วยเหลือที่ให้รายละเอียดทีละขั้นตอนของงานทั่วไป ขั้นตอนการทดสอบและการเปิดตัวที่ดีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไซต์อินทราเน็ตของคุณจะได้รับการยอมรับและใช้งานอย่างกว้างขวางทั่วทั้งองค์กร และคุณดูเหมือนฮีโร่ของโครงการ Adina Zaiontz เป็นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดผ้าเช็ดปาก เอเจนซี่การตลาดดิจิทัล และพันธมิตรด้านการพัฒนาและออกแบบอินทราเน็ตในอเมริกาเหนือของ Woffice ในขณะที่บริษัทจำนวนมากใช้การพัฒนาอินทราเน็ตภายในองค์กร เพื่อให้โครงการเสร็จโดยเร็ว คุณอาจต้องการติดต่อบริษัทออกแบบอินทราเน็ตที่เชี่ยวชาญ เช่น การตลาดผ้าเช็ดปาก เพื่อช่วยออกแบบและจัดการการพัฒนาสำหรับไซต์อินทราเน็ตของคุณ การตลาดผ้าเช็ดปากช่วยให้องค์กรทุกขนาดวางแผน ออกแบบ ตั้งค่า และปรับแต่งอินทราเน็ตของบริษัท ดูหน้าบริการออกแบบอินทราเน็ตของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมหรือติดต่อเราเพื่อเริ่มต้นโครงการอินทราเน็ตของคุณ ×

  • บ้าน
  • Business
  • Data science
  • Marketing
  • Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    Back to top button